TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

Contrato entre ALTERNA QJ SERVICES S.A.S. y la Copropiedad o Empresa Cliente

Versión: 2.1 Fecha de expedición: 22 de julio de 2026 Fecha de última actualización: 2 de octubre de 2026 Fecha de entrada en vigencia: 1 de diciembre de 2026

1. PARTES Y OBJETO

El Proveedor: ALTERNA QJ SERVICES S.A.S., NIT 901.202.188-1, domiciliada en Carrera 78A # 80-21 Sur, Bogotá D.C., Colombia (C.P. 110731).

El Cliente: la copropiedad, conjunto residencial, edificio o empresa que contrata los Servicios, representada por su administrador o representante legal debidamente facultado.

Objeto: licenciamiento de uso de la plataforma EntryLink y de la aplicación RemoteLink en modalidad de software como servicio (SaaS), para la gestión administrativa, control de accesos, citofonía virtual, minuta digital y comunicación con residentes.

Aceptación: estos Términos se perfeccionan con la firma de la orden de servicio, la aceptación electrónica en la plataforma o el pago de la primera factura, lo que ocurra primero.

2. ALCANCE DEL SERVICIO Y LIMITACIÓN EXPRESA

Alterna QJ no presta servicios de vigilancia privada ni de seguridad física, actividad reservada a empresas autorizadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El Proveedor entrega exclusivamente una herramienta tecnológica de apoyo.

El Cliente reconoce que la plataforma no previene ni garantiza la prevención de robos, intrusiones, daños o actos delictivos, y que la eficacia del esquema de seguridad depende de su propio personal, protocolos y decisiones.

Sobre el botón de pánico: es una función de notificación interna. No constituye servicio de emergencia, no sustituye a la Línea 123 ni a los organismos de socorro, y su entrega depende de conectividad, estado del dispositivo, permisos y políticas de gestión de batería del fabricante. El Cliente se obliga a informar esta limitación a sus residentes y a mantener un protocolo de emergencia independiente de la plataforma.

3. OBLIGACIONES DEL CLIENTE

1. Designar un administrador responsable de la gestión de usuarios y perfiles.
2. Obtener y custodiar las autorizaciones de tratamiento de datos de residentes, personal y visitantes antes de ingresarlos al sistema.
3. Fijar el aviso de privacidad en el punto de control de acceso.
4. Mantener actualizada la información de residentes y unidades.
5. Desactivar de inmediato los accesos del personal desvinculado.
6. Informar a sus residentes las limitaciones de la sección 2.
7. Cumplir sus obligaciones como Responsable del Tratamiento, incluida la inscripción de bases de datos en el RNBD cuando le corresponda.
8. Proveer y mantener la conectividad a internet, los equipos y la línea móvil necesarios en portería y administración.
9. Configurar el dispositivo del puesto de portería en modo restringido o de uso exclusivo, de modo que el personal no pueda acceder al registro nativo de mensajes enviados desde la línea del puesto. A solicitud del Cliente, el Proveedor podrá realizar esta configuración conforme a la sección 14.1.
10. Pagar oportunamente las tarifas pactadas.

4. OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

1. Mantener la plataforma disponible conforme al nivel de servicio de la sección 6.
2. Aplicar las medidas de seguridad descritas en la Política de Tratamiento.
3. Tratar los datos únicamente conforme a las instrucciones del Cliente, en calidad de Encargado.
4. Notificar los incidentes de seguridad en los términos del Contrato de Transmisión de Datos anexo.
5. Prestar soporte técnico en el horario y canales pactados.
6. Permitir la exportación de la información del Cliente conforme a la sección 10.

5. TARIFAS, FACTURACIÓN Y SUSCRIPCIÓN

• Las tarifas se pactan en Pesos Colombianos (COP) y se detallan en la orden de servicio. El IVA y demás impuestos se liquidan conforme a la legislación tributaria vigente.
• Periodicidad: mensual o anual, según lo indicado en la orden de servicio, facturada por anticipado.
• Medios de pago: transferencia electrónica, pasarela de pago o los habilitados en la plataforma.
• Mora: el retraso superior a diez (10) días calendario faculta al Proveedor a suspender el servicio, previo aviso escrito con tres (3) días de antelación, sin que ello libere al Cliente de las sumas adeudadas. Se causarán intereses moratorios a la tasa máxima legal permitida.
• Período de prueba: cuando se otorgue, tendrá una duración de quince (15) días calendario. Al vencer sin conversión a plan de pago, el acceso podrá suspenderse. Los datos cargados se conservarán treinta (30) días para permitir su exportación.
• Cancelación: el Cliente puede terminar la suscripción con treinta (30) días calendario de preaviso escrito. La terminación detiene el cobro del siguiente ciclo. Los pagos correspondientes a períodos ya iniciados no son reembolsables, salvo incumplimiento imputable al Proveedor.

5.1. Reajuste anual de tarifas

Las tarifas se ajustarán una vez al año, en la fecha de renovación del contrato, en un porcentaje equivalente al Índice de Precios al Consumidor (IPC) del año inmediatamente anterior certificado por el DANE. El Proveedor informará el nuevo valor con sesenta (60) días calendario de anticipación.

Si el IPC certificado resultare negativo, la tarifa se mantendrá sin variación.

5.2. Revisión extraordinaria por variación de costos en moneda extranjera

Si durante la vigencia del contrato se presenta una variación superior al veinte por ciento (20%) en la Tasa Representativa del Mercado certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, o en los costos de los proveedores de infraestructura contratados por el Proveedor en moneda extranjera, las partes revisarán de buena fe las condiciones económicas del contrato.

De no alcanzarse acuerdo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la solicitud de revisión, cualquiera de las partes podrá terminar el contrato sin penalidad, con preaviso de treinta (30) días, conservando el Cliente el derecho de exportación previsto en la sección 10.

6. NIVEL DE SERVICIO (SLA)

6.1. Compromiso de disponibilidad

6.2. Definiciones

Incidencia crítica: aquella que impide el uso de las funciones esenciales de la plataforma para la totalidad de los usuarios del Cliente.

Incidencia menor: cualquier otra falla que no impida la operación general del servicio.

Cálculo de la disponibilidad: se determina sobre el total de minutos del mes calendario, descontando los períodos correspondientes a las exclusiones de la sección 6.3.

6.3. Exclusiones

No se computan como indisponibilidad los períodos derivados de:

1. Mantenimientos programados avisados conforme a la sección 6.1.
2. Fuerza mayor o caso fortuito, en los términos de la sección 13.
3. Fallas o degradaciones de los proveedores de infraestructura y servicios de terceros, incluidos los servicios de alojamiento, notificaciones push, mensajería SMS y WhatsApp, y almacenamiento de imágenes.
4. Fallas en la conectividad a internet, energía eléctrica, equipos o red local del Cliente, incluidas las de sus puestos de portería.
5. Interrupciones causadas por configuraciones, integraciones o modificaciones efectuadas por el Cliente o por terceros a su solicitud.
6. Suspensiones por mora conforme a la sección 5.
7. Uso de la plataforma en contravención de estos Términos.

6.4. Créditos por incumplimiento

Si en un mes calendario la disponibilidad resultare inferior al 99.0%, el Cliente tendrá derecho a un crédito aplicable a la facturación del mes siguiente, conforme a la siguiente escala:

El crédito deberá solicitarse por escrito a soporte@alternaqj.com dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al cierre del mes afectado. Vencido este término sin solicitud, se entenderá renunciado.

Los créditos se aplican como descuento en factura y no dan lugar a devoluciones en dinero. El crédito constituye el remedio único y exclusivo del Cliente por el incumplimiento del nivel de servicio, sin perjuicio de su derecho a terminar el contrato conforme a la sección 18 si la disponibilidad resultare inferior al 95.0% durante tres (3) meses consecutivos.

7. PROTECCIÓN DE DATOS Y ROLES

El Cliente actúa como Responsable del Tratamiento de los datos de residentes, visitantes y personal. Alterna QJ actúa como Encargado respecto de esos datos, y como Responsable respecto de los datos técnicos, de soporte, de facturación y de contacto comercial.

Las condiciones detalladas —instrucciones de tratamiento, medidas de seguridad, subencargados, notificación de incidentes, devolución y supresión— constan en el Contrato de Transmisión de Datos, anexo e integrante de este acuerdo.

Subencargados: el Cliente autoriza al Proveedor a apoyarse en proveedores de infraestructura para alojamiento, mensajería, notificaciones push y almacenamiento de imágenes, listados en la Política de Tratamiento. El Proveedor responde por su actuación y notificará cualquier cambio relevante con treinta (30) días de anticipación.

Datos anonimizados: el Proveedor podrá procesar información operativa anonimizada, agregada y desasociada de forma irreversible de la identidad de los titulares, para mejora de la plataforma, investigación y desarrollo, y entrenamiento de modelos de analítica e inteligencia artificial propios. Esta información no permite reidentificación y no se cede a terceros para el entrenamiento de modelos de propósito general.

8. PROPIEDAD INTELECTUAL Y TITULARIDAD DE LOS DATOS

El software, código fuente, arquitectura, marcas y diseños son propiedad exclusiva del Proveedor. El Cliente recibe una licencia de uso limitada, revocable, no exclusiva e intransferible, vigente durante el contrato.

La información cargada por el Cliente y sus usuarios es de su titularidad. El Proveedor recibe una licencia estrictamente operativa para almacenarla, procesarla y transmitirla con el fin de prestar el servicio.

Queda prohibido al Cliente realizar ingeniería inversa, descompilar, revender, sublicenciar o dar acceso a la plataforma a terceros ajenos a la copropiedad.

9. CONFIDENCIALIDAD

Cada parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información técnica, comercial y operativa de la otra, durante la vigencia del contrato y por cinco (5) años posteriores a su terminación. Se exceptúa la información de dominio público o cuya revelación sea exigida por autoridad competente.

10. TERMINACIÓN, PORTABILIDAD Y DEVOLUCIÓN DE DATOS

Al terminar el contrato por cualquier causa:

1. El Cliente dispondrá de treinta (30) días calendario para exportar su información. El Proveedor entregará los datos en formato estructurado y de uso común (CSV o JSON).
2. Vencido ese plazo, el Proveedor procederá a la supresión definitiva de los datos en un término de treinta (30) días, y expedirá constancia de eliminación a solicitud del Cliente.
3. Las copias de respaldo se sobrescribirán en el ciclo normal de retención, en un máximo de noventa (90) días.
4. Se conservará únicamente la información sujeta a deber legal contable y tributario, por los plazos de ley.

11. RESPONSABILIDAD

Limitación: la responsabilidad total y acumulada del Proveedor frente al Cliente, por cualquier concepto y durante toda la vigencia del contrato, se limita al monto efectivamente pagado por el Cliente en los doce (12) meses anteriores al hecho generador.

Exclusión de daños indirectos: ninguna de las partes responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidad, daño reputacional ni perjuicios indirectos o consecuenciales.

Excepciones a la limitación: no aplica en casos de dolo, culpa grave, incumplimiento de las obligaciones de confidencialidad, ni infracción de la normativa de protección de datos imputable al Proveedor.

Copias de seguridad: el Proveedor realiza respaldos periódicos, pero el Cliente es responsable de descargar y conservar copias de sus minutas y reportes. El Proveedor no responde por pérdidas derivadas de borrados efectuados por los administradores del Cliente.

12. INDEMNIDAD

El Cliente mantendrá indemne al Proveedor frente a reclamaciones de terceros derivadas de: (i) no contar con la autorización de tratamiento de los titulares cuyos datos ingresó; (ii) el uso indebido de la plataforma por su personal; o (iii) el incumplimiento de sus obligaciones como Responsable del Tratamiento.

El Proveedor mantendrá indemne al Cliente frente a reclamaciones por infracción de derechos de propiedad intelectual derivados del software.

13. FUERZA MAYOR

Ninguna parte será responsable por el incumplimiento derivado de hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo desastres naturales, fallas generalizadas de conectividad, actos de autoridad, conmoción interna o caídas prolongadas de proveedores de infraestructura crítica. La parte afectada deberá informar a la otra dentro de los cinco (5) días siguientes al hecho.

14. GESTIÓN Y MONITOREO DE LA PLATAFORMA

El Proveedor podrá monitorear el funcionamiento técnico de la plataforma y suspender accesos que vulneren estos Términos.

Cuando el volumen de registros de un Cliente comprometa la estabilidad del sistema, el Proveedor solicitará por escrito su depuración con al menos treinta (30) días de anticipación, otorgando la oportunidad de exportar la información antes de cualquier eliminación. El Proveedor no eliminará registros del Cliente de forma unilateral, salvo riesgo inminente y comprobado para la continuidad del servicio, caso en el cual informará de inmediato.

14.1. Administración de los equipos de portería

Inscripción a solicitud del Cliente: cuando el Cliente lo solicite, el Proveedor podrá inscribir los equipos Android de propiedad del Cliente destinados exclusivamente al puesto de portería en un servicio de administración de dispositivos (Android Management API de Google LLC), mediante un código de inscripción generado para el Cliente. Nunca se inscriben equipos personales del administrador, de los residentes ni del personal.

Modo de uso exclusivo: el equipo inscrito ejecuta únicamente la aplicación EntryLink, instalada y actualizada automáticamente desde Google Play, con los permisos necesarios para sus funciones (llamadas, cámara, ubicación para la alerta de pánico, notificaciones y Bluetooth para impresoras) concedidos de forma automática, y con el acceso a los ajustes, a otras aplicaciones y al restablecimiento de fábrica bloqueado. Esta configuración da cumplimiento a la obligación de la sección 3 de mantener el dispositivo del puesto en modo restringido o de uso exclusivo.

Autorización: el Cliente autoriza al Proveedor a (i) consultar la información técnica de los equipos inscritos: marca, modelo, número de serie, versiones de Android y de la aplicación, cumplimiento de la configuración y fecha del último reporte; (ii) reiniciar o bloquear la pantalla de un equipo de forma remota, con fines de soporte; y (iii) borrar el equipo y restablecerlo de fábrica cuando el Cliente solicite retirarlo del servicio o al terminar el contrato.

Limitaciones: el Proveedor no utiliza este servicio para rastrear la ubicación de los equipos ni de las personas, ni para acceder a su contenido. La mora en el pago nunca da lugar a bloquear o restringir los equipos; la suspensión prevista en la sección 5 recae sobre la plataforma, no sobre los dispositivos.

Datos: la información técnica de los equipos es un dato técnico respecto del cual el Proveedor actúa como Responsable, conforme a la sección 7. Google LLC presta el servicio de administración de dispositivos como proveedor del Proveedor, en los términos de la Política de Tratamiento.

Retiro: a solicitud del Cliente, o al terminar el contrato por cualquier causa, el Proveedor retirará los equipos inscritos dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. El retiro borra por completo el equipo; los registros de la plataforma no dependen del dispositivo y se conservan conforme a la sección 10. Antes de solicitar el retiro, el Cliente verificará que el equipo no tenga registros pendientes de sincronizar.

15. CESIÓN DEL CONTRATO

El Cliente no podrá ceder este contrato sin autorización escrita previa del Proveedor. El Proveedor podrá cederlo en caso de fusión, escisión, transformación societaria o venta de activos, informando al Cliente con treinta (30) días de anticipación, sin que ello altere las condiciones pactadas.

16. NOTIFICACIONES

Las comunicaciones entre las partes se surtirán por escrito a las direcciones de correo electrónico y domicilios señalados en la orden de servicio. Cualquier cambio deberá informarse con cinco (5) días hábiles de anticipación. Las notificaciones por correo electrónico se entenderán recibidas al día hábil siguiente a su envío.

17. REFERENCIAS COMERCIALES

El Proveedor podrá mencionar el nombre y logotipo del Cliente como referencia comercial en su sitio web y materiales de mercadeo, previa autorización escrita del Cliente, quien podrá revocarla en cualquier momento mediante comunicación a soporte@alternaqj.com.

18. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

El contrato rige por el término pactado en la orden de servicio y se renueva automáticamente por períodos iguales, salvo preaviso de treinta (30) días de cualquiera de las partes.

El Proveedor podrá modificar estos Términos informando con sesenta (60) días de anticipación. Si la modificación afecta sustancialmente las condiciones económicas o el alcance del servicio, el Cliente podrá terminar el contrato sin penalidad dentro de los treinta (30) días siguientes al aviso.

19. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS

Este contrato se rige por las leyes de la República de Colombia.

Las partes intentarán un arreglo directo dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la notificación escrita de la controversia. De no lograrse acuerdo, la someterán a conciliación extrajudicial en derecho ante el Centro de Conciliación y Arbitraje de la Cámara de Comercio de Bogotá. Agotada la conciliación sin acuerdo, las partes acudirán a la jurisdicción ordinaria de Bogotá D.C.

20. DISPOSICIONES VARIAS

Estos Términos, junto con la orden de servicio, el Contrato de Transmisión de Datos y la Política de Tratamiento, constituyen el acuerdo completo entre las partes y prevalecen sobre cualquier negociación previa.

La nulidad o inaplicabilidad de una disposición no afecta la validez de las demás. La tolerancia frente a un incumplimiento no constituye renuncia a exigirlo posteriormente. No se crea relación de sociedad, empleo ni agencia entre las partes.

Las comunicaciones y firmas electrónicas realizadas en la plataforma satisfacen los requisitos de la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos.

21. CONTACTO

Alterna QJ Services S.A.S. Carrera 78A # 80-21 Sur, Bogotá D.C., Colombia (C.P. 110731) soporte@alternaqj.com Teléfono: +57 321 943 9236 Horario: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.