POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES — ENTRYLINK

ALTERNA QJ SERVICES S.A.S. — Plataforma EntryLink

Versión: 2.1 Fecha de expedición: 22 de julio de 2026 Fecha de última actualización: 2 de octubre de 2026 Fecha de entrada en vigencia: 2 de octubre de 2026 Ámbito: Sistema de gestión EntryLink y sitio web oficial de Alterna QJ Services S.A.S.

1. IDENTIFICACIÓN Y ROLES

Razón social: ALTERNA QJ SERVICES S.A.S. NIT: 901.202.188-1 Domicilio: Carrera 78A # 80-21 Sur, Bogotá D.C., Colombia (C.P. 110731) Correo: soporte@alternaqj.com Teléfono: +57 321 943 9236 Área responsable de la atención de peticiones: Área de Soporte y Protección de Datos Horario de atención: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.

1.1. Doble rol de Alterna QJ

ALTERNA QJ actúa como ENCARGADO respecto de los datos que procesa siguiendo instrucciones de la copropiedad o empresa cliente: residentes, invitados, minutas de portería, control de accesos, correspondencia, citofonía y turnos del personal de seguridad. El Responsable del Tratamiento es la administración del complejo o la empresa contratante.

ALTERNA QJ actúa como RESPONSABLE respecto de:

• Los datos técnicos de dispositivo y registros de diagnóstico usados para la seguridad y estabilidad de la plataforma.
• Los datos de quienes contactan el canal de soporte técnico.
• Los datos recolectados a través del sitio web: formularios de contacto, solicitudes de demostración, suscripciones, cookies y analítica.
• Los datos de contacto de clientes potenciales y representantes de copropiedades, con fines contractuales y comerciales propios.

2. DEFINICIONES

Se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012. Adicionalmente:

• EntryLink: sistema de gestión web y móvil operado por la copropiedad, utilizado por personal de portería, supervisores de seguridad y administración.
• RemoteLink: aplicación móvil de uso exclusivo de los residentes.
• Minuta digital: registro cronológico de novedades y turnos elaborado por el personal de vigilancia.
• Anonimización: proceso irreversible por el cual un dato pierde toda posibilidad de asociación con persona identificada o identificable.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política aplica al tratamiento de datos personales de las siguientes categorías de titulares:

1. Personal de portería y vigilancia (usuarios de EntryLink).
2. Supervisores de seguridad (usuarios de EntryLink).
3. Personal administrativo y de la copropiedad (usuarios de EntryLink).
4. Visitantes, proveedores y personal doméstico registrados en el control de acceso.
5. Visitantes del sitio web y contactos comerciales.
6. Residentes, propietarios, arrendatarios, miembros del hogar y cuidadores, en lo relativo a la información que circula por el ecosistema.

Documento específico para residentes: los residentes cuentan con la Política de Privacidad de RemoteLink, disponible en https://app.alternaqj.com/legal/politica-de-privacidad, que desarrolla en detalle el tratamiento aplicable a ellos. En caso de discrepancia, prevalece el documento específico.

4. AUTORIZACIÓN Y BASE DE LEGITIMACIÓN

Conforme al artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada del titular. La autorización se obtiene según la categoría:

La constancia de la autorización —fecha, hora, versión del documento aceptado y medio de captura— se conserva como prueba del cumplimiento del artículo 9.

5. DATOS PERSONALES QUE RECOPILAMOS

5.1. Residentes, propietarios, miembros del hogar y cuidadores

Nombre completo, tipo y número de documento, correo electrónico, teléfono móvil, unidad de residencia, calidad de ocupación, fotografía de perfil (opcional), placas y datos de vehículos registrados, invitados autorizados, registros de citofonía, correspondencia recibida, alertas emitidas y solicitudes a la administración.

5.2. Personal de portería y vigilancia

Nombre completo, número de documento, cargo, turno asignado, registros de minuta digital, novedades reportadas, registros de asistencia y registro de las acciones ejecutadas dentro del sistema (log de auditoría con usuario, acción y marca temporal).

Registros de las llamadas gestionadas desde el marcador de la aplicación: número de la línea marcada o entrante, fecha, hora y duración de la llamada. Estos registros los genera la propia aplicación al gestionar la comunicación entre la portería y los residentes. La aplicación no lee el registro de llamadas del dispositivo ni accede a comunicaciones ajenas al servicio, y no graba el audio de las llamadas.

5.3. Supervisores de seguridad

Nombre completo, número de documento, fotografía del carné de identificación, complejos asignados, registros de visitas de supervisión, notas de campo, y datos de geolocalización (latitud y longitud) capturados al momento de realizar el check-in en un puesto asignado, utilizados para validar la presencia física del supervisor en el sitio.

Sobre la fotografía del carné: se conserva como medio de identificación visual del supervisor ante el personal del complejo. No se somete a reconocimiento facial ni a comparación biométrica.

Sobre la geolocalización:

• La ubicación se captura únicamente en el instante en que el supervisor ejecuta voluntariamente la acción de check-in o registra una nota de campo. No existe rastreo continuo, en segundo plano ni fuera de la jornada.
• La coordenada se usa exclusivamente para verificar la proximidad al puesto asignado. No se construye un historial de desplazamientos.
• El tratamiento se limita a la finalidad de control operativo del servicio de vigilancia contratado.

5.4. Personal administrativo

Nombre completo, número de documento, cargo, correo electrónico, teléfono, credenciales de acceso y log de auditoría de sus acciones en el sistema.

5.5. Visitantes, proveedores y personal doméstico

Nombre completo, número de documento, placa vehicular, unidad visitada, hora de entrada y salida, y fotografía de control de acceso cuando la copropiedad lo requiera.

El número de documento puede digitarse manualmente o leerse del código de barras PDF-417 impreso en el documento de identidad. La lectura se limita a los campos de identificación necesarios para el registro de acceso; la imagen del documento se procesa en el dispositivo y se elimina inmediatamente después de extraer esos campos, sin conservarse ni transmitirse. No se realiza validación biométrica.

Sobre la fotografía del visitante: se capta como registro visual de acceso. No se somete a reconocimiento facial, comparación biométrica ni identificación automatizada. Se conserva por el plazo indicado en la sección 11 y se suprime automáticamente al vencer.

5.6. Información técnica del dispositivo

Identificador único de dispositivo, token de notificaciones push (Firebase Cloud Messaging), dirección IP, modelo, sistema operativo, versión de la aplicación, registros de error y de sesión. En los equipos de portería que el cliente inscriba en el servicio de administración de dispositivos (sección 14.1 de los Términos y Condiciones de Prestación de Servicios), además: marca, número de serie, versión de Android, estado de cumplimiento de la configuración y fecha del último reporte. Por este medio no se recoge la ubicación del equipo ni se accede a su contenido.

5.7. Sitio web

Datos suministrados en formularios de contacto o solicitud de demostración (nombre, correo electrónico, teléfono, copropiedad o empresa), dirección IP y datos de navegación recolectados mediante cookies, conforme a la sección 8.

5.8. Credenciales y registros de acceso

Cada usuario accede a la plataforma mediante un identificador personal y una clave que él mismo establece al activar su cuenta, tras verificarse la titularidad de su línea telefónica registrada.

Las claves no se almacenan. De ellas se conserva únicamente un valor derivado mediante una función criptográfica de un solo sentido (algoritmo bcrypt), que permite verificar si la clave ingresada es correcta pero no permite reconstruirla. No pueden ser consultadas ni recuperadas por el personal de ALTERNA QJ SERVICES S.A.S. ni por la administración del complejo; ante su pérdida solo es posible establecer una nueva, repitiendo la verificación de la línea telefónica registrada.

Se registran la fecha, hora y dispositivo de cada inicio de sesión, así como los intentos fallidos, con la finalidad exclusiva de detectar accesos no autorizados y proteger las cuentas.

Cuando una cuenta se bloquea por intentos fallidos de ingreso, se envía un aviso al correo electrónico registrado de su titular.

5.9. Datos que NO recopilamos

La plataforma no recopila datos biométricos de identificación, datos de salud, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas ni afiliación sindical. Tampoco recopila medios de pago de los residentes, tales como números de tarjeta o cuentas bancarias.

La plataforma no adopta decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre los titulares: toda autorización o negación de ingreso es una decisión humana del personal de portería, de la administración o del residente correspondiente.

6. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

6.1. Como Encargado, instruidas por la copropiedad o empresa cliente

1. Validar la identidad y condición de los usuarios autorizados para el ingreso.
2. Gestionar la citofonía virtual, autorizaciones de visita y códigos QR de acceso.
3. Transmitir y escalar alertas de pánico o emergencia.
4. Registrar y notificar correspondencia, encomiendas y paquetes.
5. Mantener la minuta digital y la trazabilidad exigida por el esquema de seguridad de la copropiedad.
6. Gestionar el control de acceso vehicular y la ocupación de parqueaderos.
7. Administrar turnos, asistencia y supervisión del personal de vigilancia.
8. Verificar la presencia física del supervisor en los puestos asignados mediante check-in georreferenciado.
9. Difundir comunicados y notificaciones administrativas por medio de notificaciones push, correo electrónico y mensajes de texto.
10. Gestionar cargos, cuotas de administración y estados de cuenta de las unidades cuando la copropiedad active este módulo.
11. Atender PQRS dirigidas a la administración.

6.2. Como Responsable, finalidades propias de Alterna QJ

1. Diagnosticar fallas, monitorear disponibilidad y garantizar la seguridad cibernética de la plataforma.
2. Prevenir fraude, accesos no autorizados y uso indebido del servicio.
3. Atender solicitudes de soporte técnico.
4. Gestionar la relación contractual, facturación y cobro con las copropiedades y empresas clientes.
5. Atender solicitudes comerciales recibidas por el sitio web.
6. Análisis estadístico y desarrollo de producto: utilizar información de uso previamente anonimizada, agregada y desasociada de forma irreversible de la identidad de los titulares, para optimización de infraestructura y desarrollo de nuevas funcionalidades. Esta información no permite reidentificación y no se cede a terceros para el entrenamiento de modelos de propósito general. Puede oponerse a esta finalidad escribiendo a soporte@alternaqj.com, sin que ello afecte la prestación del servicio.

6.3. Garantía expresa

Alterna QJ Services S.A.S. no vende, alquila, cede ni comercializa datos personales ni bases de datos con anunciantes o terceros para fines publicitarios, propios o ajenos.

7. DATOS DE MENORES DE EDAD

El tratamiento de datos de menores solo procede cuando responde al interés superior del niño, niña o adolescente, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y la Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional.

• La creación de cuentas en EntryLink y RemoteLink está reservada exclusivamente a mayores de 18 años. Los menores de edad no crean cuenta propia bajo ninguna modalidad.
• Cuando se registre a un menor como miembro del hogar, se recopilan únicamente su nombre y unidad de residencia, con la finalidad exclusiva de acreditar su condición de residente autorizado ante la portería.
• La autorización debe ser otorgada por el padre, madre o representante legal, quien puede solicitar la supresión de esos datos en cualquier momento por los canales de la sección 13.

8. SITIO WEB Y COOKIES

El sitio web de Alterna QJ utiliza cookies y tecnologías similares:

Al ingresar por primera vez se muestra un banner que permite aceptar, rechazar o configurar las cookies no necesarias. Puede consultar el detalle de las cookies utilizadas y modificar su elección en cualquier momento desde el panel de configuración de cookies del sitio o desde su navegador.

9. ENCARGADOS, PROVEEDORES Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL

Marco legal: estas operaciones constituyen transmisión internacional de datos en los términos del Decreto 1074 de 2015. Alterna QJ las ampara mediante contratos de transmisión que imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las previstas en la legislación colombiana, y mediante la verificación de que el país destinatario figure en la lista de países con nivel adecuado de protección expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Estos proveedores actúan como subencargados y no están autorizados a utilizar los datos para finalidades propias.

Verificación por WhatsApp: durante la activación de una cuenta, el titular envía un código de verificación por WhatsApp a la cuenta institucional de ALTERNA QJ SERVICES S.A.S. desde la línea telefónica previamente registrada a su nombre. Ese mensaje se cursa a través de la plataforma WhatsApp, operada por Meta Platforms, Inc., con procesamiento en Estados Unidos, y se rige además por las condiciones de privacidad propias de esa plataforma. El mensaje se utiliza únicamente para verificar la titularidad de la línea y su contenido no se conserva una vez completada la verificación.

Mensajería SMS desde el puesto de portería: las notificaciones enviadas por mensaje de texto se transmiten directamente desde la línea móvil del dispositivo asignado al puesto de portería, cuyo titular es la copropiedad. El número de destino es resuelto automáticamente por el sistema y no es visible para el personal de portería en la interfaz de la plataforma. Estos mensajes son cursados por el operador de telefonía móvil contratado por la copropiedad, en territorio colombiano, sin que medie transmisión internacional de datos por este canal.

10. PERMISOS EN EL DISPOSITIVO MÓVIL

Todos los permisos se solicitan en tiempo de ejecución y son revocables desde la configuración del dispositivo. La aplicación no accede al micrófono, la cámara ni la ubicación fuera de las acciones iniciadas expresamente por el usuario.

Sobre el dictado por voz: el reconocimiento del habla lo realiza el propio sistema operativo del dispositivo. La aplicación no graba ni almacena audio: únicamente conserva el texto resultante que el usuario decide guardar.

11. TIEMPO DE RETENCIÓN Y SUPRESIÓN

En aplicación del principio de temporalidad de los datos personales:

La copropiedad puede instruir plazos distintos cuando existan obligaciones derivadas de la Ley 675 de 2001, del reglamento interno, o procesos disciplinarios o judiciales en curso.

12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN E INCIDENTES

12.1. Medidas

• Cifrado de las comunicaciones en tránsito mediante TLS y cifrado de datos sensibles en reposo.
• Almacenamiento de las claves de acceso mediante función de derivación de un solo sentido (bcrypt), sin conservar la clave original.
• Verificación de la titularidad de la línea telefónica registrada en la activación de cuentas y en el restablecimiento de claves.
• Control de acceso basado en roles y permisos, bajo principio de mínimo privilegio.
• Autenticación mediante tokens firmados con expiración de sesión.
• Bloqueo temporal de la cuenta tras cinco (5) intentos fallidos de ingreso.
• Limitación de la frecuencia de solicitudes para prevenir ataques automatizados de fuerza bruta.
• Rechazo de claves de acceso previsibles al momento de establecerlas.
• Notificación por correo electrónico al titular cuando su cuenta es bloqueada por intentos fallidos.
• Log de auditoría de accesos y modificaciones realizadas por el personal.
• Acuerdos de confidencialidad con personal propio y proveedores.
• Copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación documentados.
• Segregación de ambientes de desarrollo y producción.

El compromiso asumido es de medio y no de resultado; ninguna medida garantiza seguridad absoluta.

12.2. Incidentes

Ante una violación de datos personales, Alterna QJ:

1. Informará al Responsable —copropiedad o empresa cliente— dentro de las cuarenta y ocho (48) horas siguientes a la detección.
2. Apoyará el reporte del incidente a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del Registro Nacional de Bases de Datos, en los términos legales.
3. Notificará a los titulares afectados cuando el incidente represente un riesgo para sus derechos, indicando su naturaleza y las medidas adoptadas.

13. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTOS

13.1. Derechos

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. c) Ser informado sobre el uso dado a sus datos. d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley. e) Revocar la autorización y solicitar la supresión, cuando no exista deber legal o contractual que lo impida. f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

13.2. Procedimiento de consultas

Dirija su solicitud a soporte@alternaqj.com indicando nombre completo, número de documento y copropiedad o empresa donde figura registrado.

• Término de respuesta: diez (10) días hábiles contados desde el día siguiente a la recepción.
• De no ser posible, se informará antes del vencimiento el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes.

13.3. Procedimiento de reclamos

Presente el reclamo a soporte@alternaqj.com con: identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de notificación y documentos de soporte.

• Reclamo incompleto: se requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido.
• Término de decisión: quince (15) días hábiles desde el día siguiente a la recepción, prorrogables por ocho (8) días hábiles informando previamente los motivos.
• Mientras el reclamo esté en trámite, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo.

13.4. Requisito de procedibilidad

Solo podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo, conforme al artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

14. ELIMINACIÓN DE CUENTA

a) Desde la web: formulario público disponible en https://entrylink.alternaqj.com/legal/eliminar-cuenta, accesible sin necesidad de tener la aplicación instalada.
b) Por correo electrónico: escribiendo a soporte@alternaqj.com desde su dirección registrada, indicando nombre completo, número de documento y la copropiedad o empresa donde figura registrado.

Qué ocurre: la cuenta se desactiva de inmediato y los datos de identificación y contacto se suprimen definitivamente en un plazo máximo de treinta (30) días calendario. Las copias de respaldo se sobrescriben en el ciclo normal de retención, en un máximo de noventa (90) días.

Qué se conserva: los registros operativos y minutas de acceso que pertenecen a la copropiedad como Responsable, cuando exista deber legal o reglamentario de conservación, en forma anonimizada cuando sea técnicamente posible; y la constancia de la solicitud de eliminación, como prueba de cumplimiento.

La validación con la administración no suspende los plazos anteriores respecto de los datos no sujetos a deber de conservación.

15. VIGENCIA Y MODIFICACIONES

Esta política rige desde el 21 de agosto de 2026. Las bases de datos administradas se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales de conservación.

Las modificaciones sustanciales se comunicarán con al menos quince (15) días calendario de anticipación mediante notificación en la aplicación y correo electrónico a la dirección registrada. Si la modificación introduce una finalidad nueva y distinta, se solicitará autorización nueva y específica.

El historial de versiones está disponible en https://app.alternaqj.com/legal/historial-de-versiones

16. LEY APLICABLE

Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Ley 1266 de 2008 en lo pertinente, Ley 675 de 2001 de propiedad horizontal, y las circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio. Las controversias se someten a los jueces de la República de Colombia.

17. CONTACTO

Correo electrónico: soporte@alternaqj.com Teléfono: +57 321 943 9236 Dirección: Carrera 78A # 80-21 Sur, Bogotá D.C., Colombia (C.P. 110731) Área: Soporte y Protección de Datos Horario: lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.; sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.